Materi Pertemuan II -- MENULIS II

KD 1: Memahami ruang lingkup surat menyurat dan menulis surat pribadi

· Sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu format surat. Pesan tersebut dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan.
· Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi lain.
· Kemajuan teknologi telah memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet, telegram, faksimili, dan telepon.
· Sebuah surat dinilai efektif apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca terhindar dari kesalahan menafsirkan.
· Empat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat:
pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan melalui surat
penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat
pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim.
saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.
· Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas disebut surat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri berikut.
Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, jenis, dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan (terutama bila menggunakan mesin ketik atau komputer).
Memakai bentuk surat yang standar.
Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.
Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.
Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.

Jenis-jenis Surat
1. Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut.
a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relatif lebih bebas.
b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminstrasi pemerintahan.
c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).

2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat
perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat pengantar,
surat penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.
3. Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.
a. Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
b. Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan
tertentu yang terkait saja.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
4. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat
pengumuman.
5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan
surat kilat khusus.
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram,
faksimili, memo, dan nota.
7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern. ***